Hoe krijg ik grip op mijn e-mail?

Steeds vaker krijg ik e-mails van assistenten, collega-huisartsen, specialisten of laboratoria. Mijn inbox loopt in de loop van de dag vol en ik verlies het overzicht. Soms vergeet ik daardoor belangrijke e-mails te beantwoorden. Hoe kan ik het beste mijn e-mailbox managen? Arjan Broere, auteur van het boek Overleef je inbox in 60 minuten geeft antwoord.

Het is belangrijk om e-mail niet meerdere keren ‘aan te raken’ en steeds weer te moeten nadenken wat u ermee gaat doen. Door snel over e-mails te beslissen en ze onder te verdelen in zeven categorieën creëert u overzicht en weet u welke taken nog uitgevoerd moeten worden. De investering om beslissingen te nemen over de e-mail wint u terug doordat u daarna gerichter aan de slag kunt. Er is ook praktische winst: nooit meer door de inbox scrollen op zoek naar die ene e-mail, nooit meer de verkeerde e-mails op het verkeerde moment onder ogen krijgen en nooit meer de druk ervaren van honderden ongelezen e-mails.
Er zijn drie categorieën voor e-mail die geen actie vereisen: prullenbak, archief en later/misschien. De laatste bevat e-mails over thema’s die ooit om actie vragen, maar nu niet. Deze lijst neemt u periodiek door.

Actiecategorieën

Er zijn vier actiecategorieën.

  • De eerste is doe. Wat u in twee minuten kunt afhandelen, doet u direct. Afgehandelde e-mail kunt u archiveren.
  • De tweede is delegeer. Forward de e-mail naar iemand of delegeer de taak op een andere manier. Deze e-mail wordt nu een wachten-op-item. Maak daarvoor een map wachten op aan.
  • De derde categorie is de agenda, deze is voor alle en datum- en tijdgebonden afspraken en acties.

Takenlijst

Alle items die niet datum- of tijdgebonden zijn, zet u op de takenlijst. Deze kunt u verplaatsen naar de agenda in Outlook. Om een e-mail te verplaatsen, toetst u Ctrl-Shift-v. Er popt dan een menubalk op, waaruit u de juiste map kunt kiezen door de eerste letter van die map in te tikken, bijvoorbeeld de T van Taken. Door op enter te drukken, wordt van de e-mail een taak of agenda-item gemaakt, die u vervolgens helemaal kunt aanpassen.
Dit kan ook met een e-mail die naar het archief moet of naar een andere plek. Belangrijk is om van een item in de takenlijst ook echt uw taak te maken, dus de actie in de onderwerpregel te zetten. Dit kan door de cursor op de Taaknaam te zetten en deze dan te wijzigen.

Dit is één van de Q&A’s in het nummer van Praktische huisartsgeneeskunde dat binnenkort verschijnt.

Foto: Fotolia


Tips

E-health-interventie in de eerste lijn, Huisarts en Wetenschap 3-2014

BSL Huisarts Totaal >>